1. Chi siamo

SOLEFID SA è attiva nei settori della consulenza contabile, fiscale e aziendale, nonché della revisione.

I principali servizi offerti comprendono la tenuta della contabilità per conto terzi, l’amministrazione del personale e l’elaborazione degli stipendi, la gestione delle notifiche alle assicurazioni sociali e private, la consulenza fiscale a persone fisiche e giuridiche, nonché revisioni statutarie e revisioni speciali.

2. Principi generali

La presente informativa descrive come SOLEFID SA raccoglie e tratta dati personali nell’ambito della propria attività professionale e attraverso il proprio sito Internet.

Per dati personali si intendono tutte le informazioni concernenti una persona fisica identificata o identificabile.

Per trattamento si intende qualsiasi operazione relativa a dati personali, indipendentemente dai mezzi e dalle procedure utilizzati, in particolare la raccolta, la registrazione, la conservazione, l’organizzazione, l’utilizzo, la modifica, la comunicazione, l’archiviazione, la cancellazione o la distruzione.

Trattiamo i dati personali nel rispetto della Legge federale svizzera sulla protezione dei dati (LPD) e della relativa ordinanza (OLPD). Qualora e nella misura in cui un determinato trattamento rientri nell’ambito di applicazione del diritto dell’Unione europea, si applicano inoltre le relative disposizioni, in particolare il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).

Trattiamo i dati in modo trasparente e proporzionato, per finalità determinate e nella misura necessaria allo svolgimento delle nostre attività e all’adempimento dei nostri obblighi.

3. Finalità del trattamento

Trattiamo dati personali, in particolare, per:

• instaurare, gestire e amministrare rapporti con clienti, collaboratori, fornitori e altri partner;

• eseguire i mandati e fornire i servizi richiesti;

• tenere la contabilità e gestire gli adempimenti fiscali;

• amministrare il personale, elaborare gli stipendi e gestire gli adempimenti previdenziali e assicurativi;

• eseguire incarichi di revisione;

• comunicare con clienti, autorità, partner e altri interlocutori;

• verificare, ove necessario, la solvibilità e altri elementi rilevanti ai fini dell’accettazione e della gestione dei mandati;

• individuare e prevenire conflitti d’interesse;

• garantire e controllare la qualità dei nostri servizi;

• adempiere a obblighi legali, regolamentari e contrattuali;

• garantire la sicurezza dei nostri sistemi e delle nostre attività;

• prevenire abusi e accertare, esercitare o difendere pretese giuridiche.

4. Categorie di dati personali trattati

4.1 Dati di contatto e dati anagrafici

A seconda del rapporto con la persona interessata e delle prestazioni richieste, possiamo trattare in particolare:

• cognome e nome;

• indirizzo postale ed e-mail;

• numero di telefono;

• titolo e funzione;

• sesso, ove rilevante;

• data di nascita;

• nazionalità;

• professione e informazioni relative al datore di lavoro;

• numero AVS, ove necessario;

• corrispondenza cartacea ed elettronica;

• altre informazioni comunicate nell’ambito del rapporto professionale.

4.2 Dati relativi ai mandati

Nell’ambito dell’esecuzione dei nostri mandati possiamo trattare, a seconda della prestazione, informazioni relative a imprese, persone fisiche e altri soggetti coinvolti.

Tali informazioni possono comprendere dati societari e del Registro di commercio, informazioni sulla struttura proprietaria e di controllo, dati relativi a soci, azionisti, aventi diritto economico, amministratori e membri della direzione, informazioni sull’organico, dati finanziari e bancari, estratti del registro delle esecuzioni, rapporti di partecipazione e informazioni relative a incarichi presso altre imprese.

Possiamo inoltre trattare statuti, verbali, contratti, documentazione contabile e fiscale, dichiarazioni fiscali, documentazione salariale, dati relativi alle assicurazioni sociali e private e altri documenti necessari all’esecuzione del mandato.

4.3 Dati personali degni di particolare protezione

Quando necessario per l’esecuzione di determinati mandati, possiamo trattare anche dati personali degni di particolare protezione, ad esempio dati concernenti la salute, prestazioni di assistenza sociale, convinzioni religiose ove risultino dalla documentazione rilevante, nonché dati relativi a procedimenti esecutivi o fallimentari.

Tali dati sono trattati soltanto nella misura necessaria e con particolare attenzione. L’accesso è limitato alle persone che ne necessitano per lo svolgimento delle proprie funzioni.

4.4 Dati di terzi nell’ambito dei mandati

I dati trattati nell’ambito di un mandato possono riguardare, oltre ai nostri clienti, loro collaboratori, rappresentanti, persone di contatto, familiari, partner contrattuali o altre persone collegate al mandato.

Qualora un cliente ci comunichi dati personali di terzi, spetta anche al cliente assicurarsi che tale comunicazione sia consentita e, ove necessario, adempiere ai propri obblighi d’informazione.

A seconda della natura del mandato, SOLEFID SA può trattare determinati dati quale titolare del trattamento oppure quale responsabile del trattamento per conto del cliente. Nei casi in cui trattiamo dati per conto di un cliente, il relativo trattamento è disciplinato anche dagli accordi contrattuali applicabili.

4.5 Comunicazioni e riunioni online

Per comunicare con clienti e altri interlocutori utilizziamo telefono, posta elettronica e, quando necessario, strumenti per riunioni online.

Nell’ambito di tali comunicazioni possiamo trattare dati di contatto, contenuti della corrispondenza, documenti e allegati trasmessi e dati tecnici necessari alla comunicazione.

Per riunioni online possiamo utilizzare Microsoft Teams, in particolare quando richiesto dal cliente. Non registriamo sistematicamente telefonate o riunioni online.

4.6 Candidature

I dati e i documenti trasmessi nell’ambito di una candidatura sono trattati per gestire la procedura di selezione e valutare l’eventuale instaurazione di un rapporto di lavoro.

Qualora la candidatura non porti a un’assunzione, i dati vengono cancellati o distrutti al termine della procedura, fatti salvi eventuali obblighi di conservazione o il consenso dell’interessato a una conservazione più lunga.

4.7 Fornitori e partner contrattuali

Nell’ambito dei rapporti con fornitori e altri partner possiamo trattare dati di contatto, dati finanziari, informazioni contrattuali, corrispondenza e informazioni relative ai servizi forniti.

Per determinate attività utilizziamo fornitori esterni, in particolare per servizi informatici, posta elettronica, hosting, manutenzione e assistenza tecnica.

Quando un fornitore tratta dati personali per nostro conto, adottiamo misure contrattuali e organizzative adeguate affinché il trattamento avvenga nel rispetto della normativa applicabile e con un livello di sicurezza appropriato.

5. Sito Internet

5.1 Dati tecnici e file di log

Quando viene visitato il nostro sito Internet, il server può registrare automaticamente dati tecnici necessari al funzionamento e alla sicurezza del sito, quali l’indirizzo IP, la data e l’ora dell’accesso, la pagina o il file richiesto, il browser e il sistema operativo utilizzati, il tipo di dispositivo e la pagina di provenienza (referrer), se trasmessa.

Tali dati sono trattati per consentire il corretto funzionamento del sito, garantirne la stabilità e la sicurezza e individuare eventuali anomalie o abusi. I file di log sono conservati dal provider di hosting per un periodo limitato e successivamente cancellati automaticamente.

5.2 Cookie e servizi di terzi

Il nostro sito non utilizza strumenti di analisi statistica, di marketing o di profilazione. Possono essere utilizzati esclusivamente cookie tecnici necessari al corretto funzionamento del sito.

I cookie sono piccoli file o informazioni che possono essere memorizzati sul dispositivo dell’utente o letti dal browser durante la navigazione.

Gli utenti possono configurare il proprio browser per limitare o impedire l’utilizzo dei cookie oppure cancellarli. La disattivazione di cookie tecnicamente necessari può tuttavia compromettere alcune funzionalità del sito.

5.3 Contatti tramite il sito

Se ci contatta utilizzando gli indirizzi e-mail indicati sul sito, trattiamo i dati contenuti nella comunicazione, quali nome, indirizzo e-mail, contenuto del messaggio ed eventuali allegati, per gestire ed evadere la richiesta. I dati sono conservati per il tempo necessario a tale finalità e, ove applicabile, per adempiere a obblighi legali di conservazione.

6. Origine dei dati

Riceviamo i dati principalmente dalle persone interessate e dai nostri clienti.

A seconda della natura del mandato, possiamo ricevere dati anche da datori di lavoro, società o persone coinvolte nel mandato, autorità e tribunali, registri pubblici, banche, assicurazioni, altri partner o fonti pubblicamente accessibili.

Quando i dati non sono raccolti direttamente presso la persona interessata, adempiamo agli obblighi d’informazione previsti dalla legislazione applicabile, nei limiti e secondo le eccezioni previste dalla legge.

7. Conservazione e sicurezza

7.1 Durata della conservazione

Conserviamo i dati personali per il periodo necessario alle finalità per le quali sono stati raccolti e trattati.

La durata della conservazione dipende in particolare dalla durata del rapporto contrattuale o del mandato, dagli obblighi legali di conservazione, dalla necessità di documentare operazioni e rapporti commerciali, dai termini di prescrizione e dall’eventuale necessità di accertare, esercitare o difendere pretese giuridiche.

Quando i dati non sono più necessari e non sussistono obblighi o altri motivi giuridicamente rilevanti che ne richiedano la conservazione, vengono cancellati, distrutti o anonimizzati.

7.2 Conservazione e infrastruttura informatica

I dati trattati mediante i nostri software contabili e di gestione salariale sono conservati sui nostri sistemi informatici e su un server fisicamente situato presso i nostri uffici in Svizzera.

Per la gestione della posta elettronica, dei contatti e del calendario utilizziamo servizi di Infomaniak Network SA, la cui documentazione contrattuale prevede la conservazione dei dati nelle proprie infrastrutture in Svizzera.

Per determinate attività utilizziamo inoltre servizi Microsoft 365. Secondo la configurazione attuale del nostro ambiente Microsoft 365, la localizzazione dei dati principali relativi a Microsoft Teams, OneDrive e SharePoint è impostata sulla Svizzera.

Nell’ambito della fornitura di servizi tecnologici possono tuttavia verificarsi ulteriori trattamenti tecnici da parte dei fornitori o dei loro subfornitori. Tali rapporti sono gestiti nel rispetto delle disposizioni applicabili in materia di protezione dei dati.

7.3 Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio per proteggere i dati personali da perdita, distruzione, modifica, accesso o comunicazione non autorizzati e altri trattamenti illeciti.

Tali misure comprendono, a seconda dei casi, limitazioni degli accessi, gestione delle autorizzazioni, protezione delle reti e dei sistemi, backup, aggiornamenti, procedure interne, obblighi di riservatezza e altre misure appropriate.

8. Comunicazione dei dati e trattamento all’estero

Possiamo comunicare dati personali nella misura necessaria all’esecuzione dei nostri mandati, all’adempimento di obblighi legali o contrattuali, alla tutela di pretese giuridiche o quando la comunicazione sia altrimenti consentita dalla legge.

I destinatari possono comprendere, in particolare, fornitori informatici e tecnologici, provider di hosting e posta elettronica, banche, assicurazioni, consulenti, avvocati, autorità fiscali, autorità di vigilanza, uffici pubblici, tribunali e altri soggetti coinvolti nell’esecuzione del mandato.

I nostri dati e sistemi principali sono localizzati prevalentemente in Svizzera. L’utilizzo di fornitori internazionali di servizi tecnologici può tuttavia comportare, in determinate circostanze, un trattamento o un accesso a dati personali dall’estero.

Qualora dati personali siano comunicati all’estero, rispettiamo le disposizioni della legislazione svizzera applicabile. In particolare, verifichiamo l’esistenza di un livello adeguato di protezione oppure, ove necessario, l’applicazione di garanzie appropriate o di un’eccezione prevista dalla legge.

9. Diritti delle persone interessate

Nei limiti previsti dalla legislazione applicabile, le persone interessate possono in particolare:

• chiedere informazioni sui dati personali che le riguardano;

• ottenere la rettifica di dati inesatti;

• richiedere, ove ne ricorrano i presupposti, la cancellazione o distruzione dei dati;

• chiedere la cessazione di determinati trattamenti nei casi previsti dalla legge;

• richiedere, quando ne ricorrono i presupposti legali, la consegna o trasmissione dei dati in un formato elettronico comune;

• revocare un consenso precedentemente prestato, quando il trattamento si fonda sul consenso.

Tali diritti non sono assoluti. Possiamo o dobbiamo continuare a conservare e trattare determinati dati quando ciò sia previsto dalla legge o necessario, ad esempio, all’esecuzione di obblighi contrattuali, alla tutela di interessi preponderanti o all’accertamento, esercizio o difesa di pretese giuridiche.

Per esercitare questi diritti è sufficiente scrivere all’indirizzo indicato al punto 11. Prima di dare seguito a una richiesta possiamo adottare misure appropriate per verificare l’identità del richiedente.

Le persone interessate possono inoltre rivolgersi all’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) o, se il GDPR è applicabile, all’autorità di controllo competente.

10. Decisioni automatizzate e profilazione

Non adottiamo, nell’ambito delle attività descritte nella presente informativa, decisioni individuali esclusivamente automatizzate che producano effetti giuridici o conseguenze significative analoghe per la persona interessata.

Non effettuiamo profilazione a rischio elevato ai sensi della legislazione svizzera sulla protezione dei dati.

11. Titolare del trattamento e contatti

Salvo nei casi in cui trattiamo dati personali per conto di un cliente o di un altro titolare del trattamento, il titolare del trattamento ai sensi della presente informativa è:

SOLEFID SA
Via Lugano 4
6900 Lugano
Svizzera

e-mail: info@solefid.ch

telefono: +41 91 970 11 18

Per domande relative alla protezione dei dati o per l’esercizio dei propri diritti è possibile rivolgersi a SOLEFID SA ai recapiti sopra indicati.

All’interno della società, le questioni relative alla protezione dei dati sono seguite da un membro del Consiglio di amministrazione.

12. Modifiche dell’informativa

La presente informativa può essere modificata qualora cambino le nostre attività, i trattamenti effettuati, i servizi utilizzati o la legislazione applicabile.

La versione aggiornata è pubblicata sul nostro sito Internet.

Ultimo aggiornamento: 10 settembre 2026